Verbuchung von Versandetiketten bei Prime durch Verkäufer
e-Commerce ist vielfältig – besitzt aber im Bereich der Buchhaltung eine gewisse Komplexität. In diesem Blog gehen wir für Sie auf einen anscheinend kleinen Teil der Buchhaltung im Online-Handel ein – Versandetiketten im Amazon Prime-Versand.
Online-Händler, die ihre Ware über Amazon verkaufen, können mit Amazon Prime ihren Kunden einen sehr attraktiven Service anbieten. Einerseits fallen für den Kunden des Online-Händlers keine Versandkosten an (egal wie groß oder klein das Paket ist) und andererseits garantiert Amazon meistens eine Zustellung am nächsten Werktag.
Aber nicht nur der Kunde genießt Vorteile durch Amazon Prime. Auch für den Online-Händler gibt es verschiedene Vorteile.
- Übernahme des Kundenservice durch Amazon (24/7)
- Erreichen der treuesten Amazon-Kunden
- Listung der Produkte unter „Angebote des Tages“ (wenn die Prime-Produkte reduziert sind)
Berechtigt für Amazon Prime sind Händler, die entweder Ihre Ware über Fulfillment by Amazon (Amazon FBA) oder über Prime durch Verkäufer (Seller Fulfilled Prime) verkaufen.
Prime durch Verkäufer (Seller Fulfilled Prime)
Innerhalb des Seller Fulfilled Prime übernimmt der Händler eigenständig den Versand von Prime-Bestellungen. Für dieses Programm muss der Händler bestimmte Voraussetzungen erfüllen und unter anderem über einen von Amazon zertifizierten Versanddienstleister (aktuell DPD) selbst versenden.
Amazon Abrechnungsbericht und Transaktionstypen bei Prime durch Verkäufer
Ein Händler im e-Commerce sollte aber nicht nur auf die Vorteile für den Kunden und sich selbst schauen, sondern auch immer das Thema Buchhaltung und die Verbuchung der monatlichen Abrechnungsberichte beachten. Denn in Abrechnungsberichten und in den sonstigen Dokumenten, die ein Online-Händler erhält, gibt es den ein oder anderen Fall, der ungewollt zu Komplikationen führen kann.
Abb. Auszug aus einem Settlement Report von Amazon
Zunächst gehen wir aber auf einige ausgewählte Transaktionstypen bei Prime durch Verkäufer ein, die beispielsweise in einem Amazon Abrechnungsbericht aufgeführt werden können:
Order
Dieser Transaktionstyp kennzeichnet Rechnungen
Refund
Hierdurch sind Gutschriften der Kunden gekennzeichnet
ServiceFee
Diese Positionen führen die Verkaufsgebühren von Amazon auf
CouponRedemptionFee
Dies ist die Einlösegebühr, die gegenüber Amazon anfällt, wenn ein Online-Händler einen Coupon anbietet und dieser von einem Kunden eingelöst wird
Shipping label purchase
Dies ist der Kauf von Versandetiketten
Shipping label purchase for return
Unter dieser Bezeichnung wird der Versandetikettenkauf für die Rücksendung gelistet
Besonderheit "Shipping label purchase" und "Shipping label purchase for return"
Bei den Transaktionstypen "Shipping label purchase" und "Shipping label purchase for return" im Amazon Abrechnungsbericht handelt es sich um Kosten für den Kauf von Versandetiketten für den Versand und Retouren.
Abb. Bestell- und Verkaufsprozess eines Online-Händlers
Diese werden vom Online-Händler über Amazon gekauft und dementsprechend auch an den Händler weiterberechnet. Die Abrechnung der Etiketten erfolgt dann auf Basis der genannten Abmessungen durch Amazon über den Abrechnungsbericht (Settlement-Report). Zusätzlich wird bei DPD jedes einzelne Paket im Laufe des Versandprozesses eigenständig vermessen. Kommt es zu Abweichungen, erfolgt eine Nachbelastung. Diese wird dann ebenfalls über den Amazon-Settlement-Report beim Händler „eingezogen“.
Darüber hinaus erhält der Amazon-Händler eine Rechnung von DPD. In dieser werden die Kosten für die Shipping labels (Versandetiketten) aufgeführt.
Arbeitet jetzt die Buchhaltung bzw. die Steuerberatungskanzlei nicht präzise, kann es zu doppelt verbuchtem Aufwand führen, wenn die Gebühren von Amazon UND die Rechnung von DPD im Aufwand erfasst werden.
Wichtig ist dabei der folgende Hinweis, der auf den DPD-Rechnungen aufgedruckt ist:
Dies bedeutet einerseits, dass die Rechnung durch den Online-Händler mittels dem Abrechnungsbericht beglichen wurde und andererseits, dass die Rechnung von DPD als Nachweis des Vorsteuerabzugs dient.
Somit ist genau zu prüfen, was alles im Aufwand erfasst wurde oder nicht.
Wie unterstützt dekodi Online-Händler und Steuerberatungskanzleien bei dieser Thematik?
Dieser doppelte Aufwand lässt sich dadurch vermeiden, indem der Online-Händler Belege sorgfältig prüft und nur die wirklich notwendigen Belege an die Steuerberatungskanzlei weiterleitet. Andererseits sollten Steuerberater die übermittelten Belege ebenfalls sorgfältig prüfen und gegebenenfalls Rücksprache mit dem Online-Händler halten. Darüber hinaus kann es auch hilfreich sein einen Software-Partner an seiner Seite zu haben, der solche Fallstricke im Fokus hat.
In Rahmen der Einrichtung des dekodi Nexus erfolgt ein ausführlicher Datentest und eine Präsentation der Software. Entscheidet sich der Anwender (Steuerberater oder Online-Händler) nach diesen beiden Schritten für die Nutzung der Software erfolgt eine detaillierte Schulung, in der neben der Einweisung in die Software unseren Kunden praxiserprobte Lösungsansätze empfohlen werden.
Dieser Service steht aber nicht nur unseren Neukunden zur Verfügung, sondern selbstverständlich auch unseren langjährigen Anwendern.
Sie haben auch Probleme im Zusammenhang mit der Verbuchung mit Shipping labels (Versandetiketten)? Scheuen Sie sich, nicht uns zu kontaktieren! Unsere Kundenbetreuung nimmt sich gerne Zeit für Sie.
