dekodi X Portal - Wie Automatisierung die Buchhaltung neu organisiert

Die Anforderungen im Rechnungswesen steigen. Prozesse werden komplexer, qualifiziertes Personal ist schwer zu finden, und viele Systeme sind über Jahre gewachsen – aber nicht wirklich integriert.

Mit dem dekodi X Portal geht dekodi einen neuen Weg: weg von isolierten Softwarelösungen, hin zu einem zentralen Automatisierungsportal. Statt überfrachteter Digitalisierungsversprechen bietet das dekodi X Portal eine klare Struktur – mit durchgängigen Workflows, prozesssicherer Logik und einem einheitlichen Bedienkonzept.

Das Ziel: ein System, das auch bei wachsenden Anforderungen strukturiert, zuverlässig und nachvollziehbar bleibt.

Ein verändertes Marktumfeld braucht neue Lösungen

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Rechnungswesen wandeln sich.
Klassische Vorbehaltsaufgaben verlieren an Bedeutung, der Markt öffnet sich zunehmend für professionelle gewerbliche Dienstleister. Und gleichzeitig nimmt der Fachkräftemangel weiter zu. Der überwiegende Teil der Steuerberatungskanzleien arbeitet mit IT-Strukturen, die den heutigen Anforderungen nur noch bedingt gerecht werden.

Hinzu kommt: Mandanten erwarten zunehmend reibungslose Abläufe und eine flexible Zusammenarbeit – etwa bei der Belegbereitstellung oder Datenaufbereitung.

Das dekodi X Portal trägt diesen Entwicklungen Rechnung. Das Portal wurde mit dem klaren Anspruch entwickelt, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und gleichzeitig professionellen Anforderungen gerecht zu werden – sowohl technisch als auch organisatorisch.

Workflows statt Insellösungen

Herzstück des dekodi X Portals sind die Workflows. Sie bilden komplette Prozesse ab – von der Datenerfassung über die Prüfung bis zur Ausgabe an Drittsysteme.
Jeder Schritt ist eindeutig strukturiert, dokumentiert und revisionssicher.

Ob Lohnbewegungsdaten, Zahlungsavise oder E-Commerce-Vorgänge: Die Software führt gezielt durch die einzelnen Phasen der Bearbeitung – zuverlässig, transparent und steuerlich sauber.

Die Vorteile:

• Einheitliches Bedienkonzept für alle Anwendungsfälle
• Hohe Prozesssicherheit durch vordefinierte Abläufe und Quality Gates
• Geringer Einarbeitungsaufwand, da die Workflows sich auf bekannte Prozesse stützen und flexibel konfigurierbar sind
• Gerade in vertretungsanfälligen Bereichen bietet diese Struktur einen echten Mehrwert – das Wissen steckt im System, nicht in den Köpfen.

Ein Portal für alles: Das dekodi X Portal zentralisiert das Rechnungswesen

Das dekodi X Portal ersetzt keine bestehenden FiBu-Systeme, sondern ergänzt sie gezielt. Das Portal dient als zentrale Schnittstelle zwischen Datenquellen, Verarbeitung und Ausgabe – mit klar getrennten Phasen:

• Eingabe (z. B. per Upload, API oder E-Mail)
• Verarbeitung im Workflow, (anpassbar!)
• Ausgabe an Systeme wie DATEV, Addison oder DMS-Anwendungen

Für die Nutzer bedeutet das: weniger Schnittstellen, weniger Medienbrüche, weniger Nachbearbeitung. Gleichzeitig bleibt das System flexibel genug, um individuelle Anforderungen umzusetzen – etwa mit mandantenspezifischen Workflows oder optionalen Eingabemasken.

Hoher Qualitätsanspruch – auch technisch zertifiziert

Automatisierung braucht Vertrauen – besonders in sensiblen Bereichen wie dem Rechnungswesen. dekodi hat deshalb bewusst in Qualität und Sicherheit investiert:

• Zertifiziert nach DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
• Zertifiziert nach DIN ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement)

Diese Standards verpflichten nicht nur zur sicheren Verarbeitung, sondern auch zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Für die Anwender bedeutet das: Nachvollziehbarkeit, Stabilität – und ein Anbieter, der Verantwortung ernst nimmt.

Skalierbar, integrativ und zukunftsfähig

Das Portal wurde von Grund auf als skalierbares System entwickelt. Es eignet sich für Einzelkanzleien ebenso wie für größere Verbünde oder Buchhaltungsdienstleister mit vielen Mandanten.

Dank moderner Cloud-Infrastruktur und einem konsequenten API-Ansatz lässt sich das Portal flexibel erweitern – etwa durch direkte Anbindungen an ERP- bzw. Shopsysteme, Payment-Plattformen oder Dokumentenmanagementlösungen.

Dabei bleibt die Bedienung konsequent einfach: ein Zugang, ein Konzept, eine Plattform – unabhängig davon, wie viele Datenquellen oder Nutzer beteiligt sind.

Praxisbeispiel: Vodafone-Zahlungsavise im Workflow

Ein konkretes Beispiel zeigt den Unterschied:
Ein mittelständischer Händler erhält regelmäßig Zahlungsavise von Vodafone – bis zu 80 pro Monat. Bisher wurden diese manuell verarbeitet, geprüft und in die FiBu übernommen.

Mit dem dekodi X Portal läuft dieser Vorgang automatisiert ab:

• Die Avise werden hochgeladen
• Das System erkennt, prüft und verbucht die Inhalte (z. B. Summen, Belegnummern, Zeiträume)
• Nach Freigabe erfolgt die strukturierte Übergabe an das Buchhaltungssystem

Ergebnis: vollständige Dokumentation, konsistente Buchungssätze und nachvollziehbare Verarbeitungsprotokolle. Fehlerquellen werden reduziert, der Aufwand deutlich gesenkt.

Automatisierung mit Augenmaß – und offenem Systemdenken

Das Portal wurde so konzipiert, dass es sich in bestehende Prozesse integriert, ohne diese zu dominieren. Die Workflows können intern durch Kanzleimitarbeitende oder extern durch Mandanten bedient werden – je nach Arbeitsmodell.

Auch individuelle Erweiterungen sind möglich. Über einen integrierten „Workflow-Wunsch“ können Kunden neue Anforderungen einreichen. Dabei wird Wert auf professionelle Konfiguration gelegt – statt auf eigenständige, oft fehleranfällige Baukastensysteme.

Fazit: Das dekodi X Portal bringt Struktur in die Automatisierung

Das dekodi X Portal ist mehr als ein neues Tool – es ist ein systemischer Ansatz für die Automatisierung im Rechnungswesen. Durch klare Workflows, einheitliche Logik und professionelle Qualitätssicherung entsteht ein Werkzeug, das dem Alltag standhält.

Für Kanzleien, Unternehmen und Dienstleister bedeutet das:

• Massive Zeiteinsparung
• Bessere Skalierbarkeit bei steigendem Arbeitsvolumen
• Höhere Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
• Und eine Buchhaltung, die wieder Zeit fürs Wesentliche lässt

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